Privacyverklaring

1. Bedrijfsgegevens

Ik ben Daan Soetendaal, handelend onder de naam Soetendaal Recruitment. Ik ben verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Soetendaal Recruitment
Piet Romboutlaan 69
6711 XD Ede
KVK 96882883
E-mail daan@soetendaalrecruitment.com
Telefoon +31 6 1885 1926

2. Toepassing

Deze verklaring geldt voor kandidaten, contactpersonen bij opdrachtgevers en andere zakelijke relaties, referenten en websitebezoekers. Waar gegevens of doeleinden per groep verschillen, staat dat hieronder aangegeven.

3. Verwerkte persoonsgegevens

Ik ontvang gegevens rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld via e-mail, telefoon, een gesprek of je cv. Ik kan ook relevante professionele gegevens vinden op LinkedIn of ontvangen via een introductie of referentie. Bij gegevens uit andere bronnen informeer ik je over de bron en het gebruik, uiterlijk bij het eerste contact en in ieder geval binnen een maand na ontvangst, tenzij je die informatie al hebt.

Kandidaten: Naam, contactgegevens, woonplaats, cv, opleiding, werkervaring, beschikbaarheid, loopbaanwensen, salariswensen en relevante gespreksnotities. Voor referenties kan ik zakelijke contactgegevens en relevante informatie van de afgesproken referent verwerken.

Zakelijke contacten: Naam, functie, organisatie, zakelijke contactgegevens, correspondentie en gegevens die nodig zijn voor opdrachten, overeenkomsten en facturatie.

Ik leg alleen gegevens vast die nodig zijn voor de dienstverlening. Een volledige geboortedatum, BSN, identiteitsbewijs of medische informatie is voor een gewone kennismaking of bemiddeling niet nodig. Deel zulke informatie daarom niet ongevraagd.

4. Doel en grondslag van de verwerking

Gerichte benadering: Ik gebruik relevante professionele gegevens om te beoordelen of contact over een functie of samenwerking passend is. De grondslag is mijn gerechtvaardigd belang bij gerichte recruitment en zakelijk contact. Ik beperk het gebruik tot wat daarvoor nodig is en weeg jouw privacy en redelijke verwachtingen mee.

Begeleiding van kandidaten: Wanneer je mij vraagt je te begeleiden en we daar afspraken over maken, gebruik ik de noodzakelijke gegevens om passende functies te bespreken, gesprekken te begeleiden en de overstap en afgesproken nazorg te ondersteunen. De grondslag is de uitvoering van die bemiddelingsafspraken of de voorbereiding daarvan op jouw verzoek.

Introducties en referenties: Ik deel je cv of herkenbare profiel met een opdrachtgever nadat we de organisatie en mogelijkheid hebben besproken en jij toestemming hebt gegeven voor die introductie. Ook voor het benaderen van voormalige werkgevers voor een referentie vraag ik vooraf jouw toestemming.

Toekomstige bemiddeling: Met afzonderlijke toestemming bewaar ik je profiel om je later over passende mogelijkheden te benaderen. Voor iedere introductie bij een werkgever vraag ik opnieuw toestemming. Het toesturen van een cv geldt niet automatisch als toestemming voor dit toekomstige gebruik.

Opdrachtgevers en zakelijke relaties: Zakelijke contactgegevens gebruik ik om opdrachten af te stemmen, afspraken uit te voeren en de relatie te onderhouden. Voor contactpersonen van organisaties berust dit op mijn gerechtvaardigd belang bij de dienstverlening en het onderhouden van zakelijke relaties. Ben je zelf partij bij de overeenkomst, dan verwerk ik de noodzakelijke gegevens voor de uitvoering daarvan. Wettelijk vereiste financiële administratie bewaar ik op grond van een wettelijke verplichting.

Je kiest zelf welke gegevens je verstrekt. Zonder de gegevens die nodig zijn voor een kennismaking, bemiddeling of opdracht kan ik die dienst mogelijk niet uitvoeren. Ik neem geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare belangrijke gevolgen voor jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd.

5. Bewaartermijnen

Ik bewaar gegevens zolang dat nodig is voor het beschreven doel en pas de volgende termijnen toe. Deze gelden ook voor papieren aantekeningen.

Lopende bemiddeling: Gegevens blijven beschikbaar zolang de begeleiding of afgesproken nazorg loopt. Daarna verwijder ik het dossier binnen vier weken, behalve voor zover je toestemming hebt gegeven voor toekomstige bemiddeling of een hieronder genoemde uitzondering geldt.

Toekomstige bemiddeling: Maximaal twaalf maanden vanaf jouw toestemming. Voor verlenging vraag ik opnieuw toestemming. Zonder verlenging verwijder ik de gegevens. Een los contactmoment verlengt de termijn niet automatisch.

Benaderde kandidaten zonder aanmelding: Gegevens die ik voor een gerichte benadering heb verzameld, verwijder ik wanneer duidelijk is dat er geen belangstelling of passende aanleiding is. Zonder reactie bewaar ik deze registratie maximaal drie maanden na de eerste vastlegging. Een minimaal gegeven kan langer nodig blijven om jouw wens om niet meer benaderd te worden te respecteren.

Zakelijke relaties: Zakelijke contactgegevens bewaar ik zolang een opdracht of actieve zakelijke relatie loopt. Ik controleer periodiek of bewaring nog nodig is en verwijder gegevens zodra de zakelijke aanleiding vervalt.

Administratie en geschillen: De fiscale basisadministratie bewaar ik gedurende de wettelijke termijn van zeven jaar. Dit betekent niet dat volledige kandidaatdossiers zeven jaar blijven staan. Voor een concrete klacht of juridisch geschil bewaar ik alleen de daarvoor noodzakelijke gegevens zolang afhandeling en toepasselijke juridische termijnen dat vereisen.

6. Delen van gegevens met derden

Ik deel gegevens alleen voor de in deze verklaring beschreven doeleinden en beperk dit tot wat nodig is. Opdrachtgevers ontvangen kandidaatprofielen na de besproken toestemming. Een opdrachtgever die zelf een sollicitatieprocedure voert, is in beginsel zelfstandig verantwoordelijk voor het eigen gebruik van die gegevens.

Voor zakelijke e-mail en digitale opslag gebruik ik Microsoft 365, afgenomen via GoDaddy. Microsoft levert de clouddiensten; GoDaddy verzorgt mijn abonnement en ondersteuning. Voor deze dienstverlening gelden de toepasselijke privacy- en verwerkersafspraken van beide partijen. Andere ontvangers kunnen een ingeschakelde boekhouder, administratief dienstverlener, hostingprovider of juridisch adviseur zijn. Met leveranciers die persoonsgegevens namens mij verwerken, maak ik verwerkersafspraken. Voor partijen die zelfstandig verantwoordelijk zijn, gelden hun eigen verantwoordelijkheden. Gegevens kunnen ook worden verstrekt wanneer de wet dat verplicht.

De website wordt gehost via ChatGPT Sites van OpenAI. OpenAI verwerkt daarvoor persoonsgegevens namens mij voor het hosten, onderhouden en ondersteunen van de website. Hierop zijn de ChatGPT Sites-voorwaarden en het bijbehorende Data Processing Addendum van toepassing.

Bij het gebruik van internationale dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, onder meer in de Verenigde Staten. Voor dergelijke doorgiften is een geldige doorgiftegrond nodig, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of Europese standaardcontractbepalingen met waar nodig aanvullende maatregelen. De verwerkersafspraken van Microsoft, GoDaddy en OpenAI beschrijven de toepasselijke waarborgen voor internationale doorgiften. Je kunt mij vragen welke waarborgen voor jouw gegevens gelden en hoe je die kunt inzien.

De afspraken zijn beschikbaar via het Microsoft Data Protection Addendum, het GoDaddy Data Processing Addendum en het ChatGPT Sites Data Processing Addendum.

7. Beveiliging van persoonsgegevens

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies en misbruik. Digitale documenten bewaar ik binnen Microsoft 365 Business. Mijn zakelijke Microsoft-account is beveiligd met een wachtwoord en tweestapsverificatie.

Ik werk ook met papieren aantekeningen en dossiers. Deze berg ik op in afsluitbare kasten en houd ik buiten bereik van onbevoegden. De afspraken over bewaring en verwijdering gelden voor digitale en papieren gegevens.

8. Rechten van betrokkenen

Je kunt vragen om inzage, correctie of verwijdering van je gegevens en om beperking van het gebruik. Wanneer de wettelijke voorwaarden gelden, kun je gegevens laten overdragen. Bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang kun je bezwaar maken vanwege jouw situatie. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken.

Toestemming kun je op ieder moment intrekken door mij te mailen of bellen. Eerder rechtmatig gebruik blijft daardoor rechtmatig. Intrekking betekent dat ik het gebruik waarvoor die toestemming nodig is beëindig; gegevens die op een andere geldige grond nog nodig zijn, kunnen behouden blijven.

Stuur een verzoek naar daan@soetendaalrecruitment.com. Ik reageer zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen één maand. Als een verzoek ingewikkeld is of er veel verzoeken zijn, kan verlenging met maximaal twee maanden nodig zijn. Dat laat ik binnen de eerste maand weten, met de reden. Bij redelijke twijfel over je identiteit vraag ik alleen de informatie die nodig is om die te controleren.

Deze rechten kennen wettelijke voorwaarden en uitzonderingen. Gegevens die ik wettelijk moet bewaren kan ik bijvoorbeeld niet direct verwijderen. Als ik een verzoek niet volledig kan uitvoeren, leg ik uit waarom. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9. Website en cookies

Via de website kun je contact opnemen per e-mail of telefoon en doorklikken naar LinkedIn. De website heeft geen contactformulier of cv-upload. Ik gebruik geen advertentietrackers of een afzonderlijk programma om bezoekersgedrag te analyseren.

Bij het aanbieden en beveiligen van de website kunnen OpenAI en de ingeschakelde hostingdienstverleners technische gegevens verwerken, zoals een IP-adres, browsertype en tijdstip van een verzoek. Het doel is een werkende en veilige website; voor verwerking onder mijn verantwoordelijkheid is de grondslag mijn gerechtvaardigd belang daarbij.

Ik gebruik deze technische gegevens niet voor recruitment of advertentiedoeleinden. Voor gegevens die OpenAI namens mij verwerkt, gelden de verwerkersafspraken. Na beëindiging van de hostingovereenkomst worden deze op mijn instructie verwijderd of teruggegeven, tenzij bewaring wettelijk verplicht is.

In de website heb ik geen advertentie- of analysecookies, ingesloten video’s of socialmediapixels opgenomen. Voor de werking en beveiliging kan de hostingdienst noodzakelijke cookies gebruiken. Als ik later technieken toevoeg waarvoor toestemming nodig is, vraag ik die voordat ze worden gebruikt.

De hostingdienst gebruikt de beveiligingscookie __cf_bm van Cloudflare om schadelijk geautomatiseerd verkeer te herkennen. Volgens Cloudflare vervalt deze cookie na dertig minuten zonder activiteit. De cookie wordt niet gebruikt om bezoekers over verschillende websites te volgen. Meer informatie staat in de toelichting van Cloudflare op beveiligingscookies.

Wanneer je via een link naar LinkedIn gaat, geldt voor het gebruik van dat platform de privacyverklaring van LinkedIn.

10. Datalekken en wijzigingen

Bij een datalek neem ik maatregelen om de gevolgen te beperken en beoordeel ik de wettelijke meldplicht. Waar vereist meld ik het bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeer ik betrokkenen.

Ik kan deze verklaring aanpassen wanneer mijn dienstverlening of de regels veranderen. Bovenaan staat de versiedatum. De actuele verklaring is via mijn website beschikbaar. Bij een wezenlijke wijziging in het gebruik van jouw gegevens informeer ik je waar nodig ook rechtstreeks.

11. Contactgegevens

Voor vragen over deze verklaring of het gebruik van jouw gegevens kun je rechtstreeks contact opnemen met Daan Soetendaal van Soetendaal Recruitment.

E-mail daan@soetendaalrecruitment.com
Telefoon +31 6 1885 1926